Beurs
Hoe Bereid ik me Voor op de Aankomende Beurs?
Dus je wilt graag deelnemen aan een beurs, maar hebt nog geen idee waar je moet beginnen met voorbereiden? Begrijpelijk, het plannen van beurzen kan veel tijd, moeite, organisatie en creativiteit vergen. Er zijn ook veel dingen waar je aan gedacht moet hebben voordat het evenement begonnen is.
Maar vrees niet! Wij bedachten een stappenplan waarmee je het voorbereiden van een vakbeurs een stuk gemakkelijker maakt!
1. Zoek naar relevante beurzen
In elke denkbare industrie heb je minstens een beurs per jaar. Als je van plan bent om aan een beurs deel te nemen, zorg dan dat die zo relevant mogelijk is voor jouw bedrijf.
Zodra je hebt beslist om mee te doen aan een beurs is het verstandig om vooruit te gaan plannen. Het vroeg beginnen met de voorbereiding toont professionaliteit en laat zien dat je geeft om de bezoekers. Informeer alle relevante afdelingen en personeelsleden in je bedrijf, zodat zij er rekening mee kunnen houden. Je kunt last minute verrassingen voorkomen door een duidelijk plan te formuleren. Daarom raden we je aan om zo vroeg mogelijk te beginnen met de planning en dit te delen met je team.
2. Bepaal je Budget
Laten we beginnen met de voorbereidingen. De eerste belangrijke stap is het bepalen van een budget. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan en heb je genoeg geld voor alle beurs materialen die je nodig hebt. Hoewel het natuurlijk belangrijk is om op je portemonnee te letten, is het goed om te investeren in een complete ervaring voor de bezoekers van jouw beursstand.
3. Wees een Vroege Vogel
Je kunt je vaak al een jaar van tevoren inschrijven voor een beurs. Zorg daarom dat je er vroeg bij bent om er zeker van te zijn dat je een mooi plekje kunt scoren.
Als de vakbeurs plaatsvindt in een andere stad of regio doe je er goed aan om snel een hotel of eventuele vluchten te boeken. Dit scheelt vaak enorm qua kosten.
4. Verspreid het Nieuws
Maak gebruik van je website en online kanalen om mensen te laten weten dat je aanwezig zult zijn op een beurs. Je kunt ook iedereen in je mailinglijst op de hoogte stellen van je aanwezigheid. Als de beurs in de buurt is, kun je ook flyers uitdelen.
5. Plan en Ontwerp
Voordat je begint met het plannen en ontwerpen voor je beursstand, kijk eerst eens terug op eerdere beurzen waaraan je hebt deelgenomen. Als het je eerste keer is, kijk dan naar wat concurrenten van je hebben gedaan. Probeer te achterhalen wat werkte en wat minder goed werkte. Gebruik die informatie om je stand te verbeteren en ervoor te zorgen dat je er het meeste uit haalt.
Het klinkt logisch, maar vergeet je niet te verdiepen in de reglementen van het evenement.
Als je je research hebt gedaan en je aanpak hebt bepaald is het tijd om je stand in te gaan richten. Bespreek verschillende ideeën en strategieën met je team. Wat moet er allemaal worden ontworpen en wie is daar verantwoordelijk voor? En wie gaan de stand uiteindelijk bemannen?
6. Organiseer alles tot in de puntjes
Zodra je over alles hebt nagedacht, is het tijd om te zorgen dat alles op tijd is besteld. Omdat je aan zoveel dingen moet denken, is het handig om een checklist bij te houden.
Checklist voor succes:
- Bestel beurswanden zodra je ontwerp klaar is.
- Zorg dat al je promotiematerialen gereed zijn, denk daarbij aan je visitekaartjes, brochures en folders.
- Zorg dat al je apparatuur goed werkt (voor als je bijvoorbeeld een demo moet uitvoeren)
- Zorg voor verse voorproefjes (voor bijvoorbeeld eten)
7. Ready, set, go!
De volgende stap is het samenstellen van een dream team die jouw beursstand moet gaan bemannen om de leads binnen te slepen. Kies mensen die jouw bedrijf goed kunnen vertegenwoordigen. Stel duidelijke doelen, regels en geef de noodzakelijke informatie. Zorg dat iedereen op en top voorbereid is om de show te stelen.
Als het budget het toelaat, maak dan speciale naamkaartjes, of beter nog, teamkleding.
8. Maak een praatje met de organisatoren
Neem contact op met de organisatoren als je vragen hebt over de beschikbare ruimte of technische verzoekjes hebt zoals een bepaald aantal stopcontacten. Korte lijnen maken het mogelijk om last minute beslissingen door te kunnen voeren.
Zo, dat is de basis van een goed geplande beurs. Maak er een geweldige ervaring van voor de bezoekers en vergeet ook zelf niet een beetje te genieten!